Reuniões de Trabalho

Reunião - O que era para ser a solução para muitos problemas profissionais, muitas vezes acaba sendo o causador de diversos incomodos no dia a dia do trabalho.
É preciso ter em mente que quando se marca um reunião, se deixa de fazer diversas tarefas naquele horário, então, marque sempre com um propósito definido. Seja eficaz.

Defina seu objetivo:

Tenha um objetivo claro. Ele é o que pauta a real necessidade desse tipo de trabalho em grupo, quem deve participar e o que vai ser discutido. Quando os objetivos não estão bem definidos, é melhor estudar o assunto e planejar com calma o que deve ser feito.

Mais detalhes
Não adianta que a equipe saiba apenas o tema do que será discutido. Ela precisa ter informações sobre o assunto e o que se espera discutir. Dessa forma, pode-se verificar a necessidade de preparar algum material, levantar informações adicionais e até mesmo confirmar a necessidade da presença de alguns participantes.

Precisa mesmo?
Graças à quantidade de formas com que os colegas se comunicam entre si – e-mail, telefone ou mensagem instantânea, por exemplo – é importante verificar se há a necessidade de convocar uma reunião ou se o assunto pode ser tratado por outra via.

Participantes
Uma coisa é saber quem é fundamental e outra, bem diferente, é saber quem é desejável. Ter isso bem delimitado evita que as pessoas percam tempo, que não fiquem incomodadas com os convites de reunião e que o grupo se disperse.

Tempo determinado
Inclua no convite a duração do encontro, para que o profissional possa organizar o restante de sua agenda. O tempo estimado não pode ser muito grande, porque facilita a perda de foco, nem muito pequeno, por ser ilusório, o que impede a correta discussão das pautas e ainda ocasiona atrasos nos compromissos agendados após essa reunião.

Hora do intervalo
Pensar no bem-estar dos colegas durante os momentos de discussão também é atribuição de um bom condutor. Café, água e alguma coisa para comer ajuda a manter o grupo unido quando a conversa é longa. Outra opção é sugerir um intervalo para as pessoas irem ao toalete, retomarem a concentração e descansarem um pouco.

Anotações
Reuniões produtivas geram decisões e ações delimitadas. Dessa forma, o registro do que foi decidido, bem como a definição dos responsáveis e os prazos de implementação e conclusão de cada tarefa precisam ser registrados.

Assunto encerrado
Saber a hora de encerrar a reunião é muito importante, quem a convocou deve observar se os principais pontos foram discutidos, se foi estabelecido um plano de ação e também se as pessoas estão cansadas. Nesse momento, chega-se a um nível improdutivo.